Mejorando la efectividad del e-mail

El correo electrónico es uno de los primeros eslabones en la cadena de digitalización que preside la Sociedad de la Banda Ancha. La cifra de direcciones de e-mail crece, a la par que se multiplica el uso del e-mail marketing, en un efecto retroalimentador positivo para los involucrados.

Según datos de Radicati Group, la cantidad de buzones de correo electrónico aumentará desde los 4.100 millones de cuentas de 2014 a los más de 5.200 millones en 2018. Una gran parte de esas cuentas (un 61%) servirán para uso corporativo.

El crecimiento de la Instant Messaging (la Mensajería Instantánea) podía llevar a pensar que en paralelo se produciría un declive en el uso del correo electrónico. Nada más lejos de la realidad: diariamente se envían y se reciben cerca de 109.000 millones de emails de trabajo. Cifras que asustan. También inquietan los más de 150.000 millones de correos no deseados que circulan cual virus diariamente por la red.

Son numerosos los consejos para mejorar en el uso del correo electrónico en clave de marketing. De forma centrada en el correo, la manera de obtener el máximo provecho a las prestaciones del correo electrónico ha sido objeto de análisis de acens, con el objetivo de mejorar la productividad.

El primer consejo es elegir servicio tras analizar lo que se quiere hacer. Vaya, la Teoría de 5-50-500 trasladada al entorno e-mail: hay que dedicar mucho tiempo al análisis de necesidades para darles respuesta con visión a largo plazo. Po ejemplo, no es lo mismo un uso particular, que un uso corporativo, que la focalización en campañas de email marketing.

Al disponer de una plétora de opciones, el usuario debe sopesar si es más rentable optar por el correo gratuito o pagar por su uso. Igualmente, en función del entorno en el que se dé la actividad, se debe parametrizar la capacidad de almacenaje de correo. Lo más natural es que el correo disponga de muchísima más capacidad en el entorno laboral que en doméstico, aunque de todo hay en la viña del Señor. Además de la capacidad de almacenamiento, hay que tener en cuenta la normativa de protección de datos, el método a seguir para hacer copias de seguridad o las herramientas colaborativas.

Otro foco de actuación consiste en gestionar adecuadamente el correo. ¿Qué media de e-mails se mueves por día y usuario? Pues 121 correos (usuario corporativo, correos enviados y recibidos). De ahí que urjan normas para incrementar la productividad (designar una horas concretas para responder, aunque lo ideal es el always on: la rapidez acostumbra a ser sinónimo de éxito; filtros y reglas para la recepción y envío de mensajes; creación de carpetas por temática; vaciado periódico de correos…).

El tercer consejo consiste en aprovechar el correo ubicuo. Como según Acens el 62% de los usuarios configura su correo electrónico en al menos tres dispositivos electrónicos diferentes, hay que obtener rendimiento de esa ubicuidad. El 30% de los consumidores lee el email exclusivamente en su dispositivo móvil.  

Un tema capital (sobre todo en e-mail marketing) consiste en cuidar el asunto. Según Dynamic Markets, el 61% de encuestados considera que los correos no respondidos retrasan las decisiones comerciales. Unified Communications al poder. El asunto del mensaje debe definir la prioridad o la oferta (cifras como 3x2, 2×1, 50% de descuento u otras cautivan), debe sintetizar (límite 40 caracteres) o no abusar de palabras propias de spam. 
El uso de herramientas colaborativas culmina la estrategia para aumentar la efectividad del email como canal comunicativo. Almacenar en la nube para enviar archivos pesados y no saturar el correo del receptor; utilizar las funciones de grupo e intranets departamentales para agregar a usuarios externos; utilizar reuniones virtuales para analizar el email o transmitir visualmente alguna emoción o compartir documentos para acelerar las revisiones de textos y presentaciones son opciones de optimización. 
La evolución en la eficiencia del correo electrónico es motivo de debate en el Grupo de Investigación sobre Periodismo Digital y Banda Ancha, de la UAO-CEU y el CECABLE, en Twitter (@CECABLEresearch), Google+, en el grupo de LinkedIn, en la página de LinkedIn, en el grupo de Facebook, en Instagram (CECABLE), en Pinterest y en este blog. Y ahondaremos en las XX Jornadas del Cable y la Banda Ancha en Cataluña (5-7 de mayo de 2015), con gran impacto.